151 % ... tolik energie můžete věnovat svému podnikání,
když se zabýváte jen věcmi, na které jste odborník.

Jak archivovat firemní doklady

Po skončení účetních období, kdy je třeba do archivu přidat doklady za předcházející účetní období, přijde většina majitelů společností s dotazem, co se už může vyhodit. Důležité je nemyslet jen na účetní doklady, ale také např. na smlouvy, personální dokumenty, zprávy auditorů apod. Všichni ví, že kapacita archivu není neomezená, takže proč tam nemít jen to, co tam opravdu být musí. Ale je třeba si uvědomit, že část dokumentů může mít pouze elektronickou podobu. I na tuto se vztahují zákonné lhůty archivace stejně jako na fyzické doklady.

Ke smůle všech archivaci neřeší pouze jeden právní předpis. Je třeba se seznámit hned s několika normami. Buď si může podnikatel archiv zajišťovat sám, nebo je možné toto předat profesionální firmě.

Hlavním důvodem, proč se musí listinné i elektronické dokumenty archivovat, je prokazování. V mzdové oblasti je to především kvůli nároku na dávku důchodového pojištění. Dále musí být firma schopna prokázat, jak byl konkrétní doklad v oblasti finančního účetnictví zpracován a pak také jakou roli zahrál v daňovém přiznání.

Rozhodnout po jakou dobu je nutno konkrétní typ dokumentu archivovat není jednoduché. Obecně lze říci, že účetní a daňové dokumenty se archivují po dobu 10 let. Záleží ale na více skutečnostech, takže doba archivace může být i kratší. V oblasti mezd se lhůta pohybuje od 3 do 30 let dle typu dokladu. Je ale důležité mít na paměti, že v případě soudu se tato lhůta prodlužuje.

Velice důležitý je i způsob archivace. Musí být především v souladu se směrnicí EU o ochraně osobních údajů GDPR. Dále musí být zajištěna věrohodnost původu dokladu (zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje), neporušenost jeho obsahu a také čitelnost. Zásadní je i systém archivace. Dokumenty by měly být roztříděny v popsaných pořadačích či krabicích, aby se v případě prokazování nějaké skutečnosti nestalo hledání konkrétního dokladu problémem a nebylo oním pověstným hledáním jehly v kupě sena.

Pokud společnost ukončuje svoji činnost, je povinna zajistit archivaci dokumentů v zákonné době. Toto musí udělat ještě před výmazem z obchodního rejstříku pod dohledem Státního oblastního archivu.

Když už konečně uběhne stanovená doba archivace, je možné doklady skartovat. Účelem skartace je nevratné zničení tak, aby nebylo možno v budoucnu obsah dokladů přečíst. Podle požadavků GDPR musí být zaznamenáno, jak skartace proběhla.