Díky aktuální situaci je více než kdy jindy vhodné komunikovat se svým účetním či daňovým poradcem co nejvíce bez osobního kontaktu. Určitě Vás napadá myšlenka, že přece stačí komunikovat emailem a i přes něj si předávat např. naskenované doklady k zaúčtování či výstupy z účetnictví. Jenže opak je pravdou. Email může být smazán nebo zaslán na jinou adresu či dokonce skončit ve spamu, může se v něm posílat jen omezená velikost přílohy. Nezřídka se může stát, že email je na cestě od klienta k účetnímu zneužit, což nemusí být v první chvíli vůbec patrné.
SLUTO tedy začalo hledat efektivní řešení, jak dvě strany, tedy účetního či daňového poradce a klienta, co nejlépe přímočaře propojit. Existuje nespočet řešení, ale SLUTO nejvíce vyhovuje to od firmy BMD.
Klient s účetní kanceláří a rovněž účetní kancelář s klientem komunikuje přes počítač, tablet či smartphone, a to kdykoliv je napadne. Klient od účetní kanceláře přebírá přes platformu BMD.COM dokumenty pro něj určené, přičemž se může dostat až k původnímu dokumentu. Přes tuto platformu také může předat své naskenované dokumenty pro tzv. bezpapírové zaúčtování. Pokud si zákazník vede účetnictví sám a SLUTO provádí pouze dohled, je možné rovněž přes tento systém zaslat i celé účetnictví na kontrolu. Stejně tak se dají posílat ke kontrole a schválení výstupy z účetnictví. Samotný vstup do platformy a její používání je možné buď přes webové rozhraní nebo přes aplikaci ve smartphonu či tabletu. Přístupová data obdrží klient přímo od firmy SLUTO a není tedy nutné se nikdy registrovat. Nespornou výhodou pro klienta je také fakt, že pokud je mu do systému BMD.COM uvolněna jakákoliv položka, přijde mu o této skutečnosti emailová zpráva.
Platforma BMD.COM je rozdělená do 4 sekcí – CRM, Fibu, Čas a Mzda. První zmíněná sekce CRM je ta nejdůležitější. V této sekci jsou všechny důležité informace jak pro klienta, tak pro výměnu dat mezi klientem a účetním.
Co tedy klient najde v sekci CRM?
Archiv dokumentů
Zde jsou k dispozici ty dokumenty, které jsme v interním systému pro klienta zveřejnili. Jsou to např. smlouvy, ekonomické sestavy, výstupy ze zpracování mezd, faktury za služby apod. Aby byla orientace v Archivu co nejlepší, tak dokumenty, které si klient prohlédl jsou označeny patřičným příznakem. V Archivu je možné dokumenty rovněž přidávat a filtrovat. Sám klient si může zvolit, jestli přístup do Archivu budou mít i další osoby a pokud ano, tak jaká budou mít práva.
Termíny
Zde klient vidí všechny objednané termíny a termíny, které pro něj byly uvolněny. Pokud má patřičná práva, může termíny i přidávat a měnit. Termíny je možné stáhnout v obecném formátu ICS a přenášet je dále do jiných platforem.
Úkoly
Klient vidí všechny úkoly, které jsou s ním spojené a může si tak kontrolovat stav jejich plnění.
Můj správce
V této sekci vidí klient kontakty na všechny osoby, které ho v kanceláři SLUTO obsluhují, vidí jejich náplň práce i fotografii.
Databox
Přes něj může probíhat zasílání dokladů a dokumentů pro účetní kancelář. O nahrání nového dokumentu je pak příslušná osoba automaticky informována, takže klient nemusí už nic dalšího podnikat, aby se účetní dozvěděl, že doklady do databoxu nahrál. Další velkou výhodou je i fakt, že v aplikaci je možné doklad rovnou přes smartphone vyfotografovat a zaslat ho tak bez nutnosti jej skenovat lokálně a „přetahovat“.
Co říci závěrem?
Systém BMD.COM je námi využíván již několik měsíců a díky němu je možné efektivně a za dodržení všech bezpečnostních nařízení komunikovat s klienty, ale rovněž si předávat doklady. O systému BMD.COM vyšel rovněž článek v e-Bulletinu Komory daňových poradců ČR.
